Szkolenia - definicja, cele, osoby

Pod pojęciem szkolenia w pedagogice rozumie się kształcenie w zakresie umiejętności oraz nawyków praktycznych, nie wymagających przygotowania teoretycznego. Ujęcie słownikowe natomiast stwierdza, że jest to cykl wykładów, które są poświęcone sprecyzowanemu tematowi. Głównym celem takiego wykładu jest uzupełnienie czyjegoś wykształcenia, zdobycie wiedzy bądź też uzupełnienie i doskonalenie umiejętności i kwalifikacji zawodowych.

Definicja szkolenia

Samo słowo "szkolenie" wywodzi się od rosyjskiego słowa "школить" - szkolić. Jest to potoczna nazwa procesu kształcenia, zapożyczona w czasach zaborów przez szkoleniowców oraz instruktorów, nie posiadających przygotowania pedagogicznego do instruowania i szkolenia osób, które miały za zadanie wykonywać proste czynności, nie wymagające teoretycznego przygotowania w działalności produkcyjnej w fabrykach. W słowniku synonimów słowo szkolenie jest równoznaczne ze słowami kurs, kursokonferencja, studium, przysposobienie, seminarium, staż, praktyka, trening, instruktaż.

Szkolenia posiadają formę zajęć pozaszkolnych. To złożone metody podnoszenia kwalifikacji, które można umieścić na pograniczu zarządzania, psychologii i pedagogiki. Należy je rozpatrywać z jednej strony jako nauczanie dorosłych osób - wówczas konieczne jest uwzględnienie psychologii uczenia się oraz psychologii zachowania grupy oraz z punktu widzenia instytucji zatrudniającej trenerów w celu przeprowadzenia szkolenia - wówczas należy je rozpatrywać jako jeden z elementów zarządzania zasobami ludzkimi i przyporządkowywać do obszaru zarządzania organizacją.

Szkolenie definiowało się pierwotnie jako przyuczanie pracowników do wykonywania konkretnych zadań. Taka definicja wskazywała na systematyczne rozwijanie wiedzy, umiejętności oraz postaw, które były konieczne do właściwego wykonywania zadań dotyczących konkretnego, określonego stanowiska pracy. Takie podejście jednak ewoluowało do określania szkolenia jako szeregu systematycznych i celowych działań organizacji, mających na celu pogłębiania oraz poszerzanie potencjału pracownika, w taki sposób by spełniał on nie tylko aktualne, ale i przyszłe potrzeby przedsiębiorstwa. Tradycyjne ujęcie szkolenia jako przyuczenia w celu wykonywania określonych zadań przejęło więc określenie instruktaż. Dodatkową sprawą w kwestii definiowania szkolenia i jego wyróżnikiem jest to, iż uzupełnia wiedzę, umiejętności oraz kompetencje pracownika niezbędne pod kątem jego awansu. W szkoleniu - w odróżnieniu np. od liczniejszej pod względem uczestników konferencji - bierze udział najczęściej około 15-30 osób.

Z tego względu, można definiować szkolenie jako planowany oraz systematyczny proces zmian w zachowaniu pracownika. To inwestycja w pracownika, która w przyszłości ma wpływać na podnoszenie jakości standardów pracy, poprzez efektywne wykorzystanie potencjału pracowników. Ponadto szkolenie ma pomóc w odnalezieniu rozwiązania problemów, które istnieją w firmie. Szkolenie powinno nieść ze sobą poprawę wyników pracy poszczególnych grup i osób oraz w efekcie - całej organizacji.

Cele szkolenia

Szkolenie jest składową procesu rozwoju zasobów ludzkich. Jego celem jest zdobycie wiedzy, umiejętności i kompetencji, które są niezbędne do właściwej realizacji zadań, zaspokojenia potrzeb personalnych organizacji, a także poszerzają horyzonty na bieżącym stanowisku pracy. Dzisiejsze czasy wymagają od pracowników dodatkowego przeszkolenia, tak by rozwijał potrzebną wiedzę na obecnym stanowisku. Konieczne jest również systematyczne ocenianie wyników pracy i na tej podstawie, poprzez informację zwrotną, skłanianie ich do samorozwoju. Elementem rozwoju zawodowego jest podnoszenie umiejętności, pojmowane właśnie jako szkolenie. Dzięki precyzyjnemu połączeniu z pozostałymi komponentami szkolenie tworzy system ocen, awansów oraz karier zawodowych. Jest również składnikiem procesu kadrowego, co wiąże się z przyjętym w danej firmie modelem polityki personalnej.

Szkolenie, według modelu sita, jest ujmowane jako ponadplanowy element, mający dać możliwość rozwoju pracownikowi. Model kapitału ludzkiego zakłada zaś, że zatrudnia się pracowników nie z powodu ich edukacji, ale posiadanego przez nich potencjału. Organizacja zaś, która nie szkoli pracowników, jednocześnie nie pomaga im w nabyciu potrzebnych dla nich umiejętności. W związku z czym nie jest w stanie nadążać za wszelkimi zmianami i w sposób efektywny konkurować na rynku. Wpływa to na mniejszą atrakcyjność jej produktów oraz usług, ponadto spada produktywność i dochodzi do wzrostu kosztów.

Planowanie i realizacja szkoleń

Planowanie i realizacja projektów szkoleniowych to obowiązek:

• kierowników wyższego szczebla,
• menedżerów liniowych,
• specjalistów do spraw szkoleń,
• trenerów oraz samych uczestników.

Kierownicy wyższego szczebla
Rzadko angażują się w szkolenia od początkowych ich etapów. Kierownictwo i zarząd mogą jednak spowodować skuteczną reakcję na niską efektywność przeprowadzanych dotychczas procesów szkoleniowych. Mają oni również wpływ na wysokość budżetu, który przeznacza się na edukację pracowników. Ponadto mogą znajdować najlepsze sposoby zastosowania dla nowych kwalifikacji, które są zdobywane przez pracowników w trakcie szkolenia.

Kierownicy liniowi
Są w stanie w najlepszy i najbardziej obiektywny sposób oceniać jakie programy rozwojowe są potrzebne danemu pracownikowi. Menedżerowie liniowi biorą udział w identyfikacji procesów szkoleniowych oraz realizacji programów edukacyjnych, poprzez zaangażowanie się w definiowanie problemu, którego rozwiązanie wymaga szkolenia. Ponadto powinni aktywnie uczestniczyć w badaniu potrzeb szkoleniowych na kolejnych etapach, a więc projektowania, przygotowania, prowadzenia, analizy oraz prezentacji wyników.

Menedżerowie do spraw szkoleniowych
Kolejnym uczestnikiem tworzenia procesu szkolenia jest menedżer do spraw szkoleń. Odgrywa on bardzo ważną rolę na etapie identyfikacji potrzeb, jak i realizacji projektów szkoleniowych. Posiada bardzo łatwy dostęp do danych, które dotyczą oceny pracowników, audytów organizacyjnych oraz komunikacyjnych, a także wyników biznesowych przedsiębiorstwa. Ponadto jego obowiązki to:

• Wykonywanie czynności związanych z badaniem potrzeb szkoleniowych.
• Koordynacja i kontrola procesu.
• Angażowanie trenerów i konsultantów zewnętrznych.
• Przedstawianie efektów projektu szkoleniowego kadrze zarządzającej.

Trenerzy i osoby prowadzące szkolenia
Następnym ogniwem procesu szkolenia jest trener, a więc osoba prowadząca szkolenie. To z kolei stanowisko, które jest zaangażowane w szkolenie na każdym etapie, nawet badania potrzeb szkoleniowych, od którego zależą cele jakie zostaną postawione w programie szkoleniowym oraz sam program, czyli jego treść, przebieg oraz metody szkoleniowe. Obowiązki trenera są następujące:

• Sporządzanie planu badania potrzeb szkoleniowych z określeniem poziomu zaawansowania poszczególnych osób.
• Współpraca z menedżerami.
• Analiza zebranych informacji i przygotowanie raportu dotyczącego diagnozy potrzeb.
• Propozycja rozwiązania problemów zdiagnozowanych w trakcie analizy potrzeb.
• Dobór narzędzi, jakie wykorzystywane będą podczas szkolenia.
• Przygotowanie i realizacja programu szkoleń.
• Opracowanie raportu po szkoleniu, zawierającego takie kwestie jak opis przebiegu zajęć, charakterystykę grupy uczestników oraz zalecenia odnośnie dalszego rozwoju uczestników) i przedstawienie go menedżerowi ds. szkoleń oraz kierownikom liniowym.

Niekiedy w pracach zespołu szkoleniowego bierze udział również ekspert do spraw badania potrzeb szkoleniowych, jednak najczęściej taką rolę pełni również sam trener. Ekspert gromadzi dane potrzebne do identyfikacji potrzeb, pozostaje obiektywny i gwarantuje wiarygodne badanie i analizę. Oprócz tego wykonuje samo badanie, kontroluje i nadzoruje cały proces, nadzoruje projektowanie procesu szkoleniowego oraz projektuje metody badania.

Uczestnicy szkoleń

Ostatnią i najistotniejszą grupę procesu szkoleniowego stanowią uczestnicy szkoleń, którzy pojawiają się na każdym etapie procesu szkoleniowego od momentu badania potrzeb - gdzie są głównym źródłem informacji, aż po etap ewaluacji. Podstawa współpracy z uczestnikami to otwarte i szczere zakomunikowanie celów szkolenia. Ogromnym wyzwaniem dla każdego trenera jest odpowiednie zmotywowanie grupy, jako że uczestnicy z reguły bardzo szybko i surowo dokonują oceny umiejętności prowadzącego zajęcia. Doświadczeni szkoleniowcy więc przygotowują się do prowadzenia zajęć bardzo skrupulatnie, gdyż zdają sobie sprawę, że jeżeli od razu nie uda się nawiązać twórczej współpracy to w następnych etapach będzie bardzo trudno przekonać uczestników, iż zajęcia mogą przynieść korzyści samym uczestnikom i w rezultacie zatrudniającej ich firmie.