Wprowadzenie KSeF zapowiadane jest jako prawdziwa rewolucja w podatku VAT. Czym zatem dokładnie jest KSeF? Jak uniknąć błędów w trakcie jego wdrażania? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Co to jest KSeF?
KSeF czyli Krajowy System e-Faktur to system komputerowy pozwalający generować i udostępniać strukturalne faktury. Od 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z niego na zasadach dobrowolnych, jednak w najbliższym czasie stanie się on obowiązkowy. W związku z tym dużą popularnością cieszy się obecnie wyszukiwanie hasła: KSeF od kiedy. Najważniejszym celem wprowadzenia KSeF jest natomiast centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym, która nastąpi poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. W efekcie systemy fakturowania oraz księgowości będą połączone z KSeF, co pozwoli wysyłać i odbierać faktury przez ten system.
Jak uniknąć problemów przy wdrażaniu KSeF?
Obowiązek wdrożenia KSeF zapowiadany jest jako rewolucja w zakresie wystawiania faktur w związku z czym wielu przedsiębiorców obawia się korzystania z systemu. Jak zatem uniknąć problemów przy jego wdrażaniu. Istotne jest przede wszystkim odpowiednie przygotowanie do wdrożenia KSeF, co wymaga przede wszystkim przeanalizowania wszystkich procesów związanych z obsługą faktur w firmie. Poza tym należy wyznaczyć osoby odpowiedzialne za proces e-fakturowania oraz nadać im dostęp do KSeF. Przed wejściem w życie obowiązku korzystania z centralnego systemu warto także przeprowadzić testy narzędzi, które będą służyły do obsługi KSeF. Poza tym warto zgłębiać wiedzę w tym zakresie, co jest możliwe między innymi dzięki różnego rodzaju kursom online.
Korzyści z wprowadzenia KSeF
Wdrożenie KSeF mimo iż dla wielu przedsiębiorców wiąże się obecnie z różnego rodzaju obawami to docelowo ma przynieść im wiele różnych korzyści. Wśród najważniejszych wymienić należy:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, ponieważ od tej pory odpowiedzialność za to przejmuje KSeF;
- zwolnienie z obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu;
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
- bezpieczeństwo interpretacyjne, ponieważ jednolity format faktury elektronicznej będzie takie sam dla wszystkich. Co więcej, nabywca nie będzie mógł stwierdzić, że nie otrzymał faktury, ponieważ będzie ona wysyłana w czasie rzeczywistym, co dodatkowo usprawni m.in. wymianę korekt;
- większą automatyzację procesów fakturowania i księgowania, co przełoży się między innymi na skrócenie czasu, który należy poświęcić na rozliczenia oraz zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów przy wystawianiu faktur;
- możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w wersji papierowej.
Podsumowując należy stwierdzić, że chcąc uniknąć błędów i problemów przy wdrażaniu Krajowego Systemu e-Faktur warto odpowiednio się do tego przygotować. Sam system ma natomiast przynieść firmom wiele korzyści ułatwiając tym samym wystawianie i księgowanie faktur.
