Pismo nie jest tylko chaotycznym zlepkiem myśli przenoszonej na papier. Musi być zredagowane według konkretnych zasad z wykorzystaniem tak zwanych części składowych pisma. Do wspomnianych części składowych pisma zalicza się: nagłówek, nazwa i adres odbiorcy, znaki powoławcze, określenie przedmiotu sprawy, treść, podpis, elementy dodatkowe.
Nagłówek
Pierwszym elementem jest nagłówek. Nagłówek musi zawierać nazwę i adres nadawcy. Powinien mieć postać nadruku lub stempla nagłówkowego. Może być umieszczony po lewej stronie pola nagłówkowego lub na całym polu nagłówkowym
Nazwa i adres odbiorcy
Drugim elementem jest nazwa i adres odbiorcy, czyli osoby do której skierowane jest pismo. Nazwę i adres odbiorcy umieszcza się w polu adresowym blankietu korespondencyjnego. Każdy składnik nazwy i adresu należy pisać w osobnym wierszu w układzie blokowym i odpowiedniej kolejności oraz zawsze w pierwszym przypadku. Przy pisaniu stosuje się pojedynczy skok ( odstęp ), nazwę ulicy i numer mieszkania. Oznaczenia kodowe i nazwę miejscowości pisze się zawsze pismem wyróżnionym. W nazwie odbiorcy nie stosuje się skrótów. Jeśli chodzi o oznaczenia pocztowe np. polecony - pisze się nad nazwą i adresem oraz wyróżnia. Jeżeli nazwa odbiorcy jest długa i nie mieści się w jednym wierszu to pisze się ją w dwóch, a czasami nawet w trzech wierszach. Poprzedzenie imienia i nazwiska w adresie wyrazami Pan/Pani jest wyrazem szacunku dla danej osoby.
Znaki powoławcze
Do znaków powoławczych zalicza się:
- - "Wasze pismo z dnia" oznacza datę pisma, na które odpowiadamy
- - "Znak" oznacza po prostu znak pisma, na które odpowiadamy
- - "Nasz znak" oznacza znak pisma, ale tym razem tego które wysyłamy
- - "Data" możemy ją zapisać następująco np. 10.03.2017r., 2017-03-10, czy 10 marca 2017r.
Pod znakiem "Wasze pismo z dnia" pierwszą cyfrę należy umieścić pod literą "W" natomiast miesiąc pisze się cyframi arabskimi albo słownie.
Określenie przedmiotu sprawy
Kolejnym elementem pisma jest określenie przedmiotu sprawy. Redaguje się je zwięźle ( krótka informacja, a nie długie opowiadanie ) i zawsze w pierwszym przypadku. Po nadruku sprawa należy postawić ":" ( dwukropek ), należy także pamiętać, że po treści zawierającej określenie przedmiotu sprawy nie stawia się "." ( kropki ), ponieważ odrębność tej treści pod względem graficznym jest dostateczna i nie trzeba jej dodatkowo "zaznaczać". Jeżeli określenie sprawy nie mieści się w jednym wierszu to ciąg dalszy należy przenieść do następnego wiersza w ten sposób by drugi wiersz tworzył blok z początkiem tekstu pierwszego wiersza.
Treść
Treść czyli można powiedzieć właściwa część pisma to tutaj zawiera się kluczową sprawę pisma. Należy zacząć ją pisać w odległości od 2-3 odstępów poniżej wyrazu "sprawa". Treść pisze się w układzie blokowym lub w układzie z wcięciem. Akurat w tym elemencie liczy się jak najdokładniejsze wyjaśnienie sprawy jakiej dotyczy pismo, jednak powinna ona być zawarta w możliwie najkrótszy, a jednocześnie najbardziej wyczerpujący sprawę sposób.
Podpis
Przedostatnim elementem jest podpis. Niby prosta i banalna rzecz zajmująca w redagowaniu pism najmniej czasu, a jednak wiele osób o nim zapomina chodzi mi tu głównie o osoby nie mające do czynienia na co dzień z pismami tego typu, owszem osobom zajmującym się redagowaniem pism zawodowo również zdarza się o tym zapomnieć jednak zdarza się to rzadko. Teraz trochę teorii jak wykonać poprawnie podpis. Podpis powinien zawierać stanowisko służbowe podpisującego oraz jego imię i nazwisko. Stanowisko służbowe umieszcza się z prawej strony blankietu w odległości od 2-3 odstępów od ostatniego wiersza. W odległości 3 odstępów umieszcza się imię i nazwisko podpisującego. Tytuł piszemy w skrócie małą literą. Niektóre pisma są podpisywane przez dwie osoby czyli przez dyrektora i głównego księgowego. Podpisy ich są rozmieszczane symetrycznie po obu stronach pisma. Podpis księgowego znajduje się z lewej strony, a podpis osoby kierującej instytucją lub osoby upoważnionej przez nią do podpisywania z prawej strony
Elementy dodatkowe
Ostatnim elementem pisma są tak zwane elementy dodatkowe. Są to informacje o liczbie załączników oraz informacje jakim firmom lub osobom przesyłamy pismo do wiadomości. Informacje o występujących w piśmie załącznikach umieszcza się przy lewym marginesie na wysokości stanowiska osoby podpisującej, a przy dwóch podpisach pod podpisami. Przy lewym marginesie umieszcza się również rozdzielnik. Występuje to wówczas, gdy pismo tej samej treści jest kierowane do kilku adresatów. Jeżeli w okienku adresowym jest konkretny adres odbiorcy to na dole umieszcza się wyrazy "do wiadomości" lub "otrzymują". Elementy dodatkowe w zależności od pisma różnią się między sobą. I to już wszystko jeśli wykonamy poprawnie powyższe czynności pismo jest poprawnie zredagowane. Nie jest to ani banalnie prosta czynność, ale też nie jest astronomicznie trudna.
Jak widać pismo musi zawierać kilka kluczowych elementów, które muszą być umieszczone w piśmie zgodnie z wytycznymi i opanowanie tych teoretycznych wytycznych jest podstawą do zgodnego z zadami (poprawnego) redagowania pism.
Komentarze